Guide / AffärerEn vecka full av möten? Här ger Petra Brask, tids- och effektivitetskonsult, sju redskap för effektiva möten. 

Möten behövs, men hur vi genomför dem gör hela skillnaden. Både för dig som deltar och för dina kunder som du arbetar med.

Petra Brask är verksam i sitt företag PB & Partners där hon arbetar med företag som på olika vis vill bli effektivare.
– De huvudsakliga problemen jag stöter på är att teammedlemmar har svårt att säga nej och att mötena är för många och för långa, berättar Petra.

Petras verktyg för ett effektivt möte:

1. Svara på varför?

– Svara på två stycken varför: Varför ska jag vara med på mötet? Och varför är vi kallade till det? Den som bjuder in ska veta syftet med mötet. Det ska vara win win.

2. Sätt rätt tid.

– “Jag avsätter en timme, 30 minuter känns för kort” – vi är extrema vanemänniskor men vi behöver bryta normen. Sätt 45 minuter. Eller 20 minuter ifall det är så lång tid mötet behöver vara. Våga sätt en udda tid, det kommer att uppskattas! Tänk dig reaktionen om du sätter 37 minuter!

Läs mer: Då bör du ha fysiska möten

3. Ha en tidsagenda. 

– Vilket innehåll har mötet? Börja med den viktigaste punkten. Och sätt en tidsram för varje punkt.

4. Bestäm roller och ansvar.

– Här kan ni alternera. En mötesledare, en tidtagare och någon som för anteckningar. Alla har också ansvaret att hjälpa rollerna att nå sina mål.

5. Kontrollera telefonerna.

– Forskning visar att om det ligger telefoner på bordet så är det som en godispåse för hjärnan, bara genom att de ligger där. När telefonerna tas bort har det visat sig att vi går 50 procent djupare in i frågorna. Använd bara telefonen till att göra anteckningar på och stäng då av aviseringarna och berätta vad du använder telefonen till för att undvika irritation.

Läs mer: 8 bästa råden när du bokar möten

6. Ta ordentliga pauser. 

– Hjärnans intag är 98 procent i 52 minuter – efter det: 15 procents intag. Det säger sig själv att pauser gör susen! Vi kan inte vara uppmärksamma hur länge som helst.

7. Gör en parkeringsruta. 

– Rita upp en parkeringsruta på blädderblocket eller på whiteboarden. Här kan ni skriva upp viktiga saker som kommer upp, men som inte hör till mötet. Då kan deltagarna släppa det och arbeta effektivt med mötet för dagen. Om man sedan vill kan parkeringsrutans innehåll tas upp under en diskussionspunkt på slutet.