5 steg till den ultimata att-göra-listan

Jag tror nästan alla har minst en att-göra-lista. Det är bra att ha en. Att-göra-listan utgör kärnan av en planering. Det är den man utgår ifrån när dagens planering ska sättas och det är den man återgår till flera gånger om dagen.

Faktiskt handlar en av de frågor jag får absolut oftast, förutom om hur man skapar sig den bästa fokustimmen, om hur man ska gå tillväga för att skapa den bästa att-göra-listan. Många kämpar med listan varje dag och tankar som ”Onej, jag har så mycket att göra” kämpar sida vid sida med ”Är detta verkligen det som behöver bli gjort idag”.

Den bästa att-göra-listan ska vara skriven på ett sådant sätt att den är till hjälp i vardagen. Den ska  leda dig framåt i ditt arbete och den ska få dig att känna lugn. Att-göra-listan ska hjälpa dig kommer över känslor av oro och tidsbrist.

Jag vill här ge en guide för hur man kan gå tillväga för att skapa den ultimata att-göra-listan. Din lista kommer inte se likadan ut som grannens eftersom ditt liv och arbete inte ser ut på samma sätt men processen kan ändå vara densamma.

Hur du väljer att använda dessa tips är upp till dig men jag vet att detta fungerar. Om du känner att inte varje punkt stämmer för dig så är det helt okej att hoppa över den eller anpassa den efter dina behov. Det är upp till dig att implementera detta till din egen planering.

5 steg till den ultimata att-göra-listan

 1. HA EN BRUTTO-LISTA

På brutto-listan skriver du precis allt du kommer på. Här tömmer du hjärnan. På engelska brukar man kalla det för brain dump. Här samsas superviktiga aktiviteter med sådant som du önskar få gjort om det råkar finnas en stund över. Jag skriver både privat- och jobbrelaterat på samma lista men det är valfritt.

Din brutto-lista använder du sedan när du sedan ska skapa din dagliga att-göra-lista. Du utvärderar vad som har gått från en uppgift som det inte var bråttom/viktig till en som ska göras till prioritet. Förutom att flytta över bråttom och viktiguppgifter kan du också lägga över några uppgifter som det inte är speciellt bråttom med men som vore skönt att få ur vägen.

Den lista du nu har skapat kallar jag för din netto-lista.

2. HA EN TOPP 3

När du noggrant placerat över de uppgifter som gäller för dagen väljer du ut de tre viktigaste. De tre som behöver bli gjorda för att driva ditt arbete framåt. Ställ dig frågorna:

  • Vilka uppgifter kommer ha mest inverkan på min dag?
  • Vilka uppgifter behöver bli klara idag (alltså har deadline idag)?
  • Om jag inte får något annat gjort idag vilken uppgift/er kommer ge mig känslan av att jag har åstadkommit något bra idag?

Bestäm sedan i vilken ordning du helst vill eller behöver göra dessa uppgifter och tidsbestäm gärna. Att tidsbestämma innebär att avgöra när du ska ska börja med uppgiften och hur lång tid den får lov att ta. Detta gäller de uppgifter där det är möjligt att göra så.

Ibland är det inte nödvändigt att bestämma ordning utan det går bra att göra i det som känns bra för stunden. Det viktiga är att det blir gjort.

Hur kommer det sig att detta fungerar?

Om du väljer ut dina tre viktigaste för dagen kommer du veta vad du behöver lägga mest energi på. Det behöver inte vara så att det är de tuffaste uppgifterna du har att göra men de har en tidsplan som behöver hållas och behöver därför göras först. Att vänta med att göra de viktigaste eller rentav tråkigaste uppgifterna till slutet av dagen resulterar i att du har brist på energi och motivation. Att göra klart dessa uppgifter först kommer ge dig energi att göra de andra uppgifterna men framför allt slipper du hamna i situationer där du inte blir klar på grund av oväntade problem som gör att uppgifterna tar längre tid än du beräknat.

 3. VAR SPECIFIK & BRYT NER UPPGIFTERNA

Var tydlig med vad du kallar dina uppgifter eftersom det direkt ger dig indikation på vad det handlar om och vad du behöver göra. Om du skriver ”skriva på avhandlingen” så säger det inte mer än att avhandlingen behöver göras. Inte vad du ska göra specifikt. Skriv istället ”skriva om resultatet på fråga 3 i enkäten”.

Det att du bryter ner dina uppgifter i mindre bitar gör att du får mer gjort. Ditt arbete blir tydligare och lättare att hantera. Det kan verka löjligt att dela upp arbetet i små delar men det leder till effektivitet av den anledningen att vi har lättare att se helheten i något litet än i något större. Självklart egentligen, men ändå är man ofta luddig med sitt arbete.

4. GÖR DIG MEDVETEN OM DE OGJORDA UPPGIFTERNA

Varje brutto-lista har saker som har stått där i månader. Ibland år. Du har tänkt göra dem men det blir inte av. De förblir ogjorda.

Se över dessa ogjorda uppgifter istället för att låta dig stressas av dem. Gör dig medveten om att de finns och varför. De har ju hamnat på listan av en anledning en gång. Avgör varför de inte hamnar på din netto-lista istället.

  •  Är det för att uppgiften är för bred eller för stor? Om ja, bryt ner uppgiften (enligt punkt 3) och för sedan över en sak i taget på nettolistan.
  • Är det för att uppgiften faktiskt inte är viktig för dig? Ta dig en kort funderare på om den fortfarande ska vara kvar på din lista. Om inte, stryk den. Du slipper ha den där som ett stressmoment.
  • Är det för att du inte vill/känner för att göra uppgiften? Vissa saker är surdegar. Sådant vi skjuter framför oss av olika anledningar trots att de är viktiga. Är detta en sådan uppgift? Om ja, lägg över den på din netto-lista som en topp 3 uppgift. Få den ur världen.

 5. PLANERA IN DIN PLANERINGSTID

Skapa en rutin kring ditt planerande. Att faktiskt lägga in tid för att jobba med din att-göra-lista kan mycket väl vara en av de viktigaste komponenterna för att öka din produktivitet. Det är logiskt. Om du vet vad du ska göra och i vilken ordning det ska göras så behöver du inte lägga tid på att bestämma från stund till stund. Det ligger inte heller i bakhuvudet och stressar dig.

Vid vilken tidpunkt du väljer att göra din planering är upp till dig. Morgon eller kväll. Men jag tror att ni vet vad jag rekommenderar och väljer. Morgon. Alltid arla morgon.

foto: picjumbo.com


Behandla kunden som din gäst
Så skapar du en vinnande företagskultur

Behandla kunden som din gäst

Ett enkelt hej med ett leende gör skillnad för kunden. Experten tipsar hur du skapar en vinnand...

Nyhetsbrev