PersonalDrunknar du i mejl, sms och information? Här tipsar experterna hur du skapar en fristad från det sociala bruset på arbetsplatsen och tar kontroll över ditt digitala liv.

Hjärnstress, teknikstress och fomo (Fear of Missing Out) är nya tidstypiska fenomen. Här krävs ett smart ledarskap för att återta fokus på jobbet i det digitala brus som hotar att svälja allt mer av vår tid.

Med mobilen ständigt närvarande känner vi oss i kontroll och effektiva. Men i själva verket skapar vi skadlig stress och sämre produktivitet. Det menar Christina Bodin Danielsson, Docent i arkitektur, Arkitekturhögskolan, KTH som tillsammans med några andra experter som framträdde på tidningen Chefs seminarier i Almedalen. Han pekar ut de största riskerna med en arbetsgrupp som hela tiden blir störd.

– Om man aldrig hinner återhämta sig är utmattning en riskfaktor. Prestationsförmågan blir dessutom lidande, vi behöver helt enkelt en möjlighet att dra oss undan för att ha fokus.

Men samtidigt som vi behöver avskildhet behöver vi också gemenskap och samverkan,

– Det är ju väldigt svårt att bolla saker med någon om man inte ha någon att bolla med.

Ett bra kontor menar hon, ska därför ha två egenskaper; möjlighet till fokus och möjlighet till gemenskap. Med utgångspunkt från hjärnforskningen och expertis i digitala verktyg  kan organisationer arbeta för att medarbetare ska återfå sitt fokus och ta kontroll över sin tid och sitt digitala liv.

– Vi tittar på mobilen 180 gånger om dagen, är det verkligen befogat? undrar Andreas Kristensson, business innovation lead, Telenor.

Han har tillsammans med hjärnforskaren Katarina Gospic tagit fram konceptet ”Workfullness”, och gjort en handbok för företag som vill skapa en sund digital arbetsmiljö, något de också håller workshops i. Det är chefens ansvar  att skapa riktlinjer för effektiv och smart teknikanvändning och att det blir en av de viktigaste arbetsuppgifterna för medarbetarna.

På samma sätt som vi oftast har rutiner för hur exempelvis möten ska gå till, behöver vi även sätta upp rutiner och spelregler för exempelvis mobilanvändande. Att avsätta tio minuters mobiltid under långa och många möten, och låta övrig mötestid vara mobilfri, är ett konkret tips.

Det råder också ofta ett missförstånd mellan medarbetare och chef beträffande hur anträffbara medarbetare som fått en arbetsmobil eller arbetsdator ska vara. De anställda tror att chefen förväntar sig svar direkt om denne mailar eller sms:ar på kvällar och helger. Medan chefen själv ofta inte alls har de kraven i samma utsträckning.

Jenny Jovén, Director of customer service, Icebug AB, har varit med och skapa en mycket effektivare och lugnare arbetsmiljö, genom att införa strikta rutiner för bland annat e-posthantering.

– Fram till kl 09.30 är tiden avsatt för enskilt arbete som ska ske i tysthet. De som börjar redan kl 07 har då 2,5 timmar till effektivt arbete.

Tillfälle att prata ges vid företagets 09.30-fikat och därefter väntar arbete med dagens ”prio-punkter” som får vara max sex stycken. Att läsa och hantera mail har man begränsat till två-tre tillfällen om dagen.

– Detta är något som har gjort arbetet mycket effektivare och tagit bort stress, menade hon. Jag märker stor skillnad!

Tips för minskad hjärnstressen

  1. Skapa ett kontor som både ger möjlighet till avskildhet och möjlighet till gemenskap och samverka.
  2. Sätt upp rutiner för och spelregler för mobilanvändning. Avsätt tio minuters mobiltid under långa möten och låt övrig tid vara mobilfri.
  3. Inför strikta rutiner för e-post hantering vid två-tre tillfällen per dag.
  4. Ge tillfälle att prata och samverka med kollegorna vid en förmiddagsfik.

Text av: Chatarina Olsson-Lindh