PengarDet gäller att ha bra koll på företagets behov innan du börjar leta efter nya lokaler. Annars kan det bli dyrt. 
– Om man går direkt på lösningen, utan att först analysera är det risk att man misslyckas, menar fastighets konsulten Lina Jandér.

Ett lokalbyte är ett omfattande projekt och en stor händelse i varje företags historia. Det är också ett gyllene tillfälle att analysera verksamheten och att säkerställa att lokalerna fungerar på ett sätt som stödjer medarbetarna i deras arbete och verksamheten i stort.

Därför är det viktigt att noga utvärdera verksamhetens behov. Vilka aktiviteter pågår i lokalerna under en arbetsdag? Vilka aktiviteter skulle ni vilja lägga till? Finns det aktiviteter eller beteenden som ni skulle vilja uppmuntra eller få bort?

– Vi inleder våra förstudier med en beläggningsmätning, säger Lina Jandér på Tenant & Partner. Hur stor andel av skrivbordsplatserna används en vanlig arbetsdag? Hur ser tillgängligheten ut när det gäller mötesrum?

Därefter följer workshops med ledningsgruppen och andra viktiga intressenter och intervjuer med utvalda medarbetare i syfte att få en bild av verksamheten. Vilka behov finns idag? Hur kommer verksamheten att se ut om fem år och vilka nya behov kommer då att uppstå?

– Utan den inledande analysen är det lätt att man gör en kopia av sin gamla lokal. Man identifierar de funktioner den nuvarande lokalen har, och så skaffar man sig en likadan som är större eller mindre. Det behöver inte vara fel, men de flesta företag har vinster att göra när det gäller till exempel effektivitet eller medarbetartrivsel som de missar när de hoppar över analysen.

Marknaderna i framför allt Stockholm och Göteborg präglas i dag av en extrem brist på kontorslokaler. Det tar längre tid att hitta det man söker, och när tillfället väl dyker upp måste man vara beredd att ta väldigt snabba beslut.

– Även här är det viktigt att ha gjort ett ordentligt förarbete, säger Lina Jandér. Ska man kunna fatta snabba beslut är det viktigt att man är säker på vad man söker och vad det får kosta.

Läs också: 9 kriterier som du bör tänka på när du väljer lokal

TEXT: Anders Paues