PengarDrunknar du också i pappersarbete? Åtta av tio svenska chefer hinner inte sköta sina uppgifter ordentligt eftersom administrationen är i vägen. Så här gör du vardagen enklare.

Nästan 70 procent av alla chefer upplever att administrationen och pappersarbetet ökat de senaste fem åren. Det visar en undersökning från Tidningen Chef.

Lika många säger att de saknar ett administrativt stöd från till exempel en sekreterare, för att de i stället ska kunna fokusera på de viktiga arbetsuppgifterna.

Driva Eget har skrivit mycket om det ökade regelkrånglet för företagare, och undersökningen visar svart på vitt att 85 procent av Sveriges chefer ibland tvingas prioritera pappersarbetet över sina andra arbetsuppgifter. 

Vill du också hinna med mer och få en mer effektiv arbetsdag – både för dig och för företagets andra chefer? En lösning är så klart att anställda någon för att ta hand om administrationen, men om det inte är möjligt rent ekonomiskt finns det ändå flera tips som kan göra din vardag mer effektiv.

Här är effektivitetskonsulten Anki Bengtssons och företagsstruktören David Stiernholms bästa tips.

  1. Gör det viktiga när hjärnan fungerar bäst. Ägna förmiddagen åt att göra det som är allra mest väsentligt. Det är nämligen under 4-5 timmar på morgonen och förmiddagen som hjärnan arbetar bäst. 
  2. Splittra inte upp din arbetsdag. De flesta delar sina dagar mellan möten, telefonsamtal, mail och andra arbetsuppgifter. Det skapar en massa ledtider där ingenting blir gjort.
  3. Små avbrott kostar mycket tid. Varje gång du blir avbruten tar det några minuter innan du hittar tråden igen. Med telefonsamtal och en aldrig sinande mailskörd kan dessa avbrott kosta dig flera timmar.
  4. Skaffa en att göra-lista – men bara en. Alla behöver en ”att göra-lista” – problemet är att vi skaffar flera. Vi har lite i kalendern, lite i huvudet, lite i mailen och så har vi en ny app där vi lagt in andra saker.
  5. Kolla mailen mer sällan. Många låter mailkorgen diktera arbetsdagen, och ger att svara på mail högsta prioritet. Ett knep kan då vara att bara kolla sin mail max en gång i timmen.
  6. Gör mötena kortare. Många möten är nödvändiga men det finns mycket du kan göra för att få dem mer effektiva. Många bokar timslånga möten av gammal vana. Börja boka 30 minuter i stället – det räcker för det mesta.
  7. Ta en titt på ditt skrivbord. Ju mer papper, desto mer distraherad blir du. När du har rensat skrivbordet fortsätter du med bokhyllorna. Sedan skapar du samma mappstruktur i datorn.