PengarBokföring vill de flesta av oss få undan så snabbt som möjligt. En som är proffs på att effektivisera och göra det enkelt är Gunilla Alnervik, grundare av SaveYourday. Driva Eget frågade om hennes bästa råd för att förenkla bokföringen och slippa onödiga startsträckor och ångest.

– Mitt bästa tips är att du sköter bokföringen med checklistor, då går det snabbare månad för månad. En checklista ger flyt och minskar tröskeln för att sätta igång, säger Gunilla.

 

Gunilla Alnervik

Gunilla Alnervik

 

Gunillas fem bästa tips för hur du kommer igång med checklistor:

1. Skapa checklistor för återkommande bokföringsrutiner.

Skapa till exempel en checklista för att fakturera, en inför skattedeklarationen, en inför löneutbetalningarna och en inför årsbokslutet.  
Beskriv steg för steg vad du ska göra. Ofta är det samma arbetsflöde som ska upprepas vid varje bokföringstillfälle. Börja enkelt och bygg på listorna allteftersom. Skriv konkreta steg. Då kan du enkelt följa checklistan och göra allt rätt, även om du är trött. Du kan vara säker på att du inte glömmer något viktigt.

2. Ett utdrag från en checklista kan se ut så här:

  1. Bokför skattedeklarationen.
  2. Skatteverket – deklarera arbetsgivaravgifter och moms.
  3. Banken – lägg in utbetalningen till Skatteverket.
  4. Banken – finns tillräckligt med pengar på kontot?

3. Optimera arbetsflödet

Uppdatera checklistan kontinuerligt för att ständigt förbättra arbetsflödet. Ha som sista punkt på checklistan att du ska uppdatera den. Till exempel märker du kanske att det går snabbare att samla alla bankärendena i ett svep? Eller att du flyttar på samma pappershögar flera gånger? Eller att du tar fram hålslaget gång på gång? Fundera på om du kan förenkla på något sätt och justera checklistan därefter. Många små förändringar gör att du kan spara värdefull tid. Mät hur lång tid det tar vid första tillfället. Då har du något att jämföra med.

4. Underlätta för dig själv

Skriv anteckningar till punkterna i checklistan. Speciellt om det är saker du gör sällan. Gör till exempel en lathund för konton vid konteringar du bara gör då och då, eller webbadresser till sidor där du behöver logga in för att få fram bokföringsunderlag.

5. Sätt datum för bokföringen och skriv in i kalendern

Genom att ha bestämda tillfällen kan du med gott samvete skjuta på bokföring som inte har deadline innan dess. Du slipper onödigt många startsträckor för att komma igång, samtidigt som du slipper en gnagande oro över att du ska glömma något.  Bestäm dig till exempel för att sitta med fakturering den 1:e i varje månad, skattedeklaration den 11:e och löneutbetalningar den 25:e varje månad. Justera om datumet infaller på en helg eller under en ledighet.