InspirationBrukar du ha Skype- eller telefonmöten? Hur gör man dem egentligen kreativa och givande? Här ger Ulrika och Terese som skrivit boken Distansmöten sina bästa råd.

Distansmöten kan ha flera fördelar för dig som småföretagare. Det sparar dig tid och pengar eftersom det eliminerar en resa. Det går lätt och snabbt att kalla till för att reda ut frågor eller eventuella problem som uppstår – och det kan till och med ge dig fler kunder.

Det menar pedagogen och frilansen Terese Raymond och konsulten och utbildaren Ulrika Eklund som tillsammans skrivit boken Distansmöten – effektivitet, tillgänglighet och kreativitet.

– För oss har det absolut inneburit att vi har kunnat ta uppdrag som annars hade varit svåra att genomföra rent praktiskt, säger Terese.

Hon menar att du kan ha alla typer av möten på distans, även kundmöten och säljmöten.

– Så länge du värnar inkludering och har koll på tekniken. Våga prova! Det kommer inte att vara det bästa mötet någonsin första gången men vi har båda haft episkt givande och effektiva möten på distans. Så det går!

Här är 8 råd från Ulrika och Terese för effektiva distansmöten

  1. Öva innan: En utmaning är att “prata rakt ut i tystnaden”. Det är som att mötesdeltagarna måste vänja sig vid ljudbilden, ha gärna ”träningsmöten” där ni testar.
  2. Avkräv tydliga svar: Ta inte beslut av typen “om ingen säger emot så antar vi att alla är med på tåget”. Avkräv tydliga ja/nej eller använd symboler för att försäkra er om att alla har koll på frågeställningen och informationen.
  3. Ta pauser: Känn av behov av paus: Våga fråga och våga utgå från dina egna behov. Lägg in fikapauser precis som vid andra möten.
  4. Sätt en agenda: Ett tydligt syfte är A och O, liksom i alla möten. Var tydlig med vad som förväntas av mötesdeltagarna och när ni är i mål.
  5. Möjliggör förberedelse: Fundera på vad som måste ske på mötet och vad som kan ske innan. Kanske kan ni dela dokument och signera efter genomläsning istället för att ha avstämningspunkter som vem som har gjort vad?
  6. Tänk på ljudbilden: Säkra upp ett bra ljud. Använd headset och se till att alla som inte pratar stänger av sina mikrofoner.
  7. Bemästra tekniken: Ha alltid en plan B för eventuella teknikstrul. Var noga med att alla vet hur de tar sig tillbaka in i mötet om de av någon anledning ramlar ur. Samla nödvändiga inloggningsuppgifter på en plats och se till att alla deltagare har lätt att nå den informationen. Vad gör ni om någons mikrofon inte fungerar? Går det att köra mötet utan video om bilden ändå bara hänger sig?
  8. Lär och utveckla: Jobba med att ständigt förbättra dina möten. Prova, lär av mötet och utveckla nästa utifrån det.