InspirationFör att hitta rätt fokus för ditt företag behöver du bestämma vad du vill satsa på – och därefter sålla bort allt annat.

Så här gör du i tre steg.

Steg 1: Analysera och hitta dina guldkorn

För att välja vad du ska fokusera på, och vad du ska överväga att helt skala bort, gäller det att först ta reda på vad som fungerar bäst i din verksamhet.

”Det handlar om att upptäcka de få ställen där du kan uppnå stora överskott och att maximera dem. Samtidigt gäller det att identifiera de ställen där du förlorar och lämna dem”, skriver Richard Koch i boken 80/20-regeln – hemligheten med att uppnå mer med mindre.

Läs mer: Superentreprenörernas framgångsknep – så kan de hjälpa dig

Gör en 80/20-analys av vinsterna utifrån olika affärskategorier, som produkt, kundtyp, geografiskt område eller distributionskanal. Det gör du genom att undersöka två uppsättningar jämförbara data:

  • En mängd människor eller föremål som kan omvandlas till procent, till exempel kunder.
  • En intressant egenskap hos den första gruppen, som kan omvandlas till procent, till exempel hur mycket vinst de genererat.

Om du till exempel väljer kategorin ”kunder” gör du det så här:

  • Gör en kolumn med dina kunder.
  • Lista i nästa kolumn hur mycket vinst de har gett. Det vill säga ta intäkter minus kostnader.
  • Sortera dem så att de som har gett högst vinst är överst.
  • Nu kan du räkna ut hur stor procent av vinsten dina största kunder står för. Är det till exempel 20 procent av kunderna som gett 80 procent av vinsten?

Gå inte i fällan att leta efter de produkter som säljer mest eller kunderna som köper mest. Det är de som genererar högst vinst som är intressantast.
Richard Koch tar som exempel en bokaffär och påpekar att en amerikansk studie visat att böckerna på topplistan bara ger 5 procent av den totala försäljningen.

”De verkliga bästsäljarna är ofta de böcker som aldrig tar sig upp på topplistorna men som säljer en pålitlig kvantitet, år ut och år in, ofta med höga marginaler”, skriver han.
En annan fälla är att fördela dina omkostnader rakt av på alla produkter eller kunder. Vissa kräver mer jobb, och därmed kostnader, än andra – så var noggrann.

Steg 2: Utveckla och prioritera

Använd resultaten av din analys för att bestämma vilken riktning du vill ta framåt. Enligt Richard Koch ger det ofta mer att fokusera på dina toppkonsumenter än på dina produkter.
Det kan handla om att ge dem bäst service, skapa nya produkter för dem och att ha dem som mall för att hitta nya kunder.

Se här också över dina mål så att de för dig dit du vill. Förutom att väga in lönsamhet är det viktigt att ta hänsyn till din vision och det som är viktigt för dig, menar effektivitetsexperten och struktören David Stiernholm.

Läs mer: Vanligaste misstaget när du planerar 

Han tipsar om att målen ska vara mätbara, konkreta och inte för många, runt fem är lagom.

– Ta avstamp i det långsiktiga. Vilken utveckling vill du ha? Använd sedan målen som prioriteringsgrund i vardagen.
Se till att de är tillgängliga att kasta ett getöga på dem när du ska prioritera dina arbetsuppgifter eller avgöra om du ska ta ett uppdrag eller inte, säger han.

Bryt också ner de övergripande målen i mindre delar, råder David Stiernholm. Vill du öka din omsättning kanske delmålet är att få ett visst antal nya kunder i veckan.
Sedan gäller det att fundera ut konkreta arbetsuppgifter som leder dit.

– Dessa är dina kärnuppgifter, det du ska fokusera på först i din verksamhet, säger han.

Så här kan du prioritera, enligt David Stiernholm:

  • Rangordna först dina mål så att du vet vad i ditt företag som är allra viktigast för dig.
  • Se sedan över din att göra-lista och märk ut de punkter som leder mot dina mål. Ranka gärna dessa arbetsuppgifter på en skala från 1–5 efter hur mycket de för dig mot målen.
  • Vill du kan du även uppskatta hur lång tid varje uppgift tar.

I framtiden ska du inte låta inkomna telefonsamtal och mejl styra din arbetsdag utan att ta hänsyn till din prio­ritering. I stället ska du utgå från din att göra-lista och först göra den uppgift som mest påverkar ditt viktigaste mål.

Är några uppgifter lika viktiga gör du den uppgift som går fortast först.

Läs mer: Stor guide: Så får du effektiva möten 

Steg 3: Rensa och tacka nej

Nu kommer det kanske svåraste steget: Att säga nej. Som tur är kan du luta dig mot din systematiska analys. För det gäller att, som David Stiernholm uttrycker det, våga välja bort för att välja rätt.

– Om du ofta får lite för mycket att göra måste du stryka vissa uppgifter. Annars gör du det svårt för dig själv att hinna med det som faktiskt hjälper dig att nå dit du vill, säger han.

Se över alla delar av din verksamhet – dina produkter, tjänster, projekt, marknadsföring, medarbetare och till och med kunder.
Är de rätt för dig mot bakgrund av din 80/20-analys, din inriktning och dina mål? Blir svaret nej så gäller det att överväga om det är värt att fortsätta göra dem. Kanske är det dags att dra dig ur samarbeten eller avveckla tjänster.

David Stiernholm tipsar också om att se över din att göra-lista och pytsa ut alla uppgifter i en av tre högar:

  • Bidrar definitivt till mina mål.
  • Bidrar förmodligen till mina mål.
  • Bidrar säkert inte till mina mål.

Allt som hamnar i den sista högen ska du överväga att sluta med eller outsourca.

Även här gäller det att ha dina mål framför dig, både när du får lysande idéer och när du får förfrågningar om nya projekt och samarbeten.
Vill du göra något som går stick i stäv med målen så tänk på konsekvenserna – att det troligtvis tar längre tid att nå dem, påpekar David Stiernholm.

– Visst kan det vara svårt att välja bort. Var schyst mot dig själv, börja med att tacka nej till något och se vad som händer. Oftast känns det jättebra efteråt, säger han.

Läs mer: Nära kundrelationer bakom deras framgång