Ditt livStökigt skrivbord? Paulina Draganja kallar sig Förvaringsdrottningen och driver Sveriges största blogg inom förvaring och organisering. Här ger hon bästa knepen till dig som företagare för att skapa ordning i höstkaoset.

paulina-draganjaHar hösten börjat i ett virrvarr av papper, att göra-listor och på ett stökigt kontor? Det finns smarta sätt för att få ordning och reda!
– Du behöver få koll både på dina papper och andra fysiska saker, digitala flöden och arbetsuppgifter, säger Förvaringsdrottningen Paulina Draganja som driver Sveriges största blogg inom förvaring och organisering.

Läs också: 7 snabba tips – så fördubblar du din effektivitet

Här går hon igenom hur du som företagare får rätsida på röran:

1. Ordna papper och annat fysiskt

  • Rensa ditt skrivbord från allt utan det mest nödvändiga, det vill säga det du använder dagligen såsom pennor, suddgummi och brevkorg. Det kommer att göra dig mer fokuserad. Rensa sedan skrivbordet med jämna mellanrum. Orkar du inte göra det varje dag så gör det åtminstone på fredag eftermiddag. Det kommer att ge dig en positiv känsla av lätthet inför helgen och ett rent skrivbord som väntar på dig måndag morgon!
  • Organisera din fysiska brevkorg så att du inte missar viktig inkommande post och inte glömmer att posta det som ska iväg. Dela därför upp brevkorgen i inkorg, där saker som landar på ditt bord kan läggas, en utkorg samt pågående projekt, där det som du arbetar med just nu förvaras.
  • Bestäm var du ska förvara övrigt material: Underlag, fakturor, ordrar med mera. Ska de ligga i pärmar eller hänga i mappar?
  • Ha pappersåtervinning under skrivbordet. Då gör du det så enkelt som möjligt att göra dig av med saker.


2. Skapa en digital struktur

  • Fixa också en bra mappstruktur för dina mejl så att du lätt kan se vad du ska göra utifrån vad du har i din inkorg, vilka mejl du ska svara på och så vidare.


3. Se över din arbetseffektivitet

  • Se till så att du alltid arbetar med det som är viktigast just nu, både utifrån hur viktigt det är och hur bråttom det är. För att kunna göra detta behöver du ha en att göra-lista. Ett tips är att dela in din lista i just dessa fält så att du tydligt kan se vad som är viktigast och vad det är mest bråttom med. Gör listan direkt när du kommer till jobbet på morgonen för att kunna planera och styra din dag effektivt.
  • Bestäm dig för hur ofta du ska kolla av din mejl och jobba koncentrerat med den under en viss tid istället för att låta inkorgen styra dig och ständigt avbryta det du arbetar med. Ett steg för att inte låta sig styras av sin inkorg är att ta bort aviseringar om inkommande mejl.
  • Om du måste hantera sociala medier i jobbet – bestäm tider för detta så att inte det heller leder till ständiga avbrott i din vardag.
  • Vad är det du måste göra själv och vad kan du outsourca till andra så att du kan fokusera på det du är bäst på och som tillför mest värde i företaget? Håll en tydlig linje här!


Ett vanligt fel
som företagare gör när det gäller förvaring är att man inte avsätter tid till att fundera igenom sina förvaringslösningar och arbetsrutiner, enligt Paulina:

– Då skapas ofta små irritationsmoment på arbetsplatsen där administrativa saker tar längre tid än vad de borde göra – man får leta efter underlag, mejl och annat. Man vill att det bara ska fungera men att avsätta tid för att tänka igenom en struktur för de olika flödena av information, fysiska papper och arbetsuppgifter är en investering i arbetseffektivitet och ger en stor tidsvinst. För att inte tala om de minskade irritationsmomenten.

Läs också: Så får du också ett tomt skrivbord – expertens 3 tips

154280_2129733921

STRUKTÖREN DAVID STIERNHOLM VISAR:

3 tips: Så får du också ett tomt skrivbord