Ditt livMycket innan jul? Känns det som du har hundra bollar i luften, springer på varje puck samtidigt eller – hemska tanke – låter mejlen avgöra vad du jobbar med? Du tror att du är effektiv, men det är du inte, menar experten. Ta kontroll och hinn mer – här är tipsen som hjälper dig.

catharina23881

Catharina Sjögren, Foto:Åsa Siller

Idag hoppar vi ofta in i att göra olika saker hela tiden, till exempel svara på mail, kolla sociala medier i mobilen, eller svara på tusen frågor från kollegor. Känner du igen dig?
– Detta tillstånd benämns ofta i ledarskapssammanhang som Action Addiction. Vi multitaskar och känner oss intensiva, men vi är inte effektiva, menar Catharina Sjögren expert inom ledarskapscoaching.

Hon menar att näst intill alla i någon grad lider av Action Addiction idag. Tillståndet skapar en känsla av att vara viktig, du får dopamin kickar från hjärnan och därmed omedelbar tillfredsställelse.

Men resultatet blir att du rafsar undan massor av enkla uppgifter, istället för att jobba med det strategiska, tyngre projekten som ger mer långsiktiga resultat i företaget.
– Det positiva är att du kan träna din förmåga att styra din uppmärksamhet, så att du kan planera och prioritera rätt, säger Catharina.

Ett viktigt led i detta är att undvika att göra flera saker på en gång.
– När du multitaskar tar uppgifterna längre tid och det blir fler fel – samtidigt som hjärnan slösar väldigt mycket energi. Tänk på dina uppgifter som skådespelare på en scen. När du inte strukturerar låter du alla skådespelare komma upp på scenen – och hjärnan lägger energi på att hålla skådespelarna på scenen, utan att de ens utför någon uppgift, säger Catharina.

Här är hennes råd för att hinna mer:

  • Boka in planeringsmöten med dig själv. Sätt mål för varje enskild dag, och ta hjälp av dem för att prioritera. Gör sedan en grov att göra-lista.
  • Börja varje dag med att göra det viktigaste först.
  • Gör en sak i taget. Ett enkelt verktyg för det är att i grova drag dela upp dagen i block.
  • Använd dig av marginaler och ställtid. Till exempel tid mellan dina möten att utföra snabba uppgifter direkt när de är färska i minnet.
  • Undvik övertid, det leder bara till en ond cirkel av ineffektivitet.
  • Delegera, ge förtroende och låt en medarbetare i organisationen växa med nya ansvarsområden.
  • Undvik e-post tjuven.
  • Våga säga nej till nya uppgifter, och svara inte direkt, be att få återkomma. Planera och prioritera innan du ger svar.
  • Säg däremot ja till att tänka hela tankar genom att lägga in obruten tid i kalendern. Se till att arbeta ostört ibland och stäng av kommunikationskanaler när du ska göra något viktigt.