5 tips – så strukturerar du mejlen
22 februari,
2017
•
Uppdaterades 18 december,
2024
•
3 minuters läsning
Är allt en enda röra i inkorgen? Hittar du inte dina mejl? Minns du inte vad du ska svara på? Här ger ordningsexperten Brita Hahne sina bästa råd.
Att få och hålla ordning och reda på mejlen kan ibland kännas övermäktigt, men det finns enkla knep att ta till, menar Brita Hahne, ordningsexpert och enkelhetskonsult som driver företaget Smpl. Och, påpekar hon, det kan löna sig:
– Annars kanske du missar viktiga meddelanden från kunder, leverantörer eller medarbetare. Och så hjälper det dig att känna dig lugn och få kontroll på läget, vilket är viktigt när du är egen företagare och behöver fokusera på omsättning och vinst.
Vi tenderar att slarva med mejl på ett helt annat sätt än med vanlig post, menar Brita.
– Hur många gånger händer det att du tar in posten från brevlådan, går in i huset, läser posten och sedan går och lägger tillbaks den i brevlådan? Men e-post lägger vi ofta ”tillbaka” i inkorgen när vi läst den – och öppnar den sedan om och om igen, vilket slösar tid. Om man har en tydlig strategi, vision, mål och budget så är det rätt enkelt att ta ett snabbt beslut om vad man ska göra med informationen man får i e-posten.
Rensa, framför allt alla nyhetsbrev. Om du har väldigt många mejl i din inkorg kan du underlätta rensandet genom att sortera på vem du fått brevet från. Sedan kan du enkelt kryssa i alla från den avsändaren och radera. Säg också upp de nyhetsbrev du inte läser. Unroll.me är ett enkelt verktyg som hjälper dig att avprenumerera och summera dina nyhetsbrev.
2. Omdirigera mejl du inte vill ha i din inkorg
Skapa filter som gör att mejl automatiskt hamnar i undermappar istället för i inkorgen. Det är bra om du vill ha kvar meddelanden men inte behöver läsa dem direkt. Här kan du läsa hur du gör i Gmail 3. Avsätt mejl-tid i kalendern
Ha som mål att bara kolla på varje mejl en gång. Lyckas genom att avsätta en specifik tid då du läser mejlen – och har tid att agera direkt. Läs igenom, bestäm vad du ska göra – och gör det, eller skriv upp det tydligt på din att-göra-lista.
4. Använd en att-göra-lista
Ha inte mejlen som en att-göra-lista. Då kan att-göra-uppgifter lätt försvinna och du behöver oftast läsa hela mejl för att komma på vad det var du skulle göra. Skriv istället upp vad du måste göra (på ett enda ställe, i en app, på papper eller i kalendern). Du kan med fördel ha inkommande meddelanden som referens. Men det räcker inte med att skriva "Kolla e-post från Johan K", skriv istället "Svara Johan K om jag kommer till nätverksträffen på torsdag”.
5. Formulera dina egna mejl tydligt
Om du är tydlig med vad du säger i dina egna mejl minskar risken för missförstånd och onödiga meddelanden tillbaks.
Att få och hålla ordning och reda på mejlen kan ibland kännas övermäktigt, men det finns enkla knep att ta till, menar Brita Hahne, ordningsexpert och enkelhetskonsult som driver företaget Smpl. Och, påpekar hon, det kan löna sig:
– Annars kanske du missar viktiga meddelanden från kunder, leverantörer eller medarbetare. Och så hjälper det dig att känna dig lugn och få kontroll på läget, vilket är viktigt när du är egen företagare och behöver fokusera på omsättning och vinst.
Vi tenderar att slarva med mejl på ett helt annat sätt än med vanlig post, menar Brita.
– Hur många gånger händer det att du tar in posten från brevlådan, går in i huset, läser posten och sedan går och lägger tillbaks den i brevlådan? Men e-post lägger vi ofta ”tillbaka” i inkorgen när vi läst den – och öppnar den sedan om och om igen, vilket slösar tid. Om man har en tydlig strategi, vision, mål och budget så är det rätt enkelt att ta ett snabbt beslut om vad man ska göra med informationen man får i e-posten.
Britas 5 tips – Så får du ordning på mejlen
1. Rensa och avprenumereraRensa, framför allt alla nyhetsbrev. Om du har väldigt många mejl i din inkorg kan du underlätta rensandet genom att sortera på vem du fått brevet från. Sedan kan du enkelt kryssa i alla från den avsändaren och radera. Säg också upp de nyhetsbrev du inte läser. Unroll.me är ett enkelt verktyg som hjälper dig att avprenumerera och summera dina nyhetsbrev.
2. Omdirigera mejl du inte vill ha i din inkorg
Skapa filter som gör att mejl automatiskt hamnar i undermappar istället för i inkorgen. Det är bra om du vill ha kvar meddelanden men inte behöver läsa dem direkt. Här kan du läsa hur du gör i Gmail 3. Avsätt mejl-tid i kalendern
Ha som mål att bara kolla på varje mejl en gång. Lyckas genom att avsätta en specifik tid då du läser mejlen – och har tid att agera direkt. Läs igenom, bestäm vad du ska göra – och gör det, eller skriv upp det tydligt på din att-göra-lista.
4. Använd en att-göra-lista
Ha inte mejlen som en att-göra-lista. Då kan att-göra-uppgifter lätt försvinna och du behöver oftast läsa hela mejl för att komma på vad det var du skulle göra. Skriv istället upp vad du måste göra (på ett enda ställe, i en app, på papper eller i kalendern). Du kan med fördel ha inkommande meddelanden som referens. Men det räcker inte med att skriva "Kolla e-post från Johan K", skriv istället "Svara Johan K om jag kommer till nätverksträffen på torsdag”.
5. Formulera dina egna mejl tydligt
Om du är tydlig med vad du säger i dina egna mejl minskar risken för missförstånd och onödiga meddelanden tillbaks.
Här är några saker att tänka på:
- Ha alltid ett syfte och mål för mejlet.
- Ange i ämnet vad du vill med mejlet. Till exempel: För information inför möte X, För beslut innan fredag 10 juni, Att skriva ut till möte XX, Att svara på innan 30 augusti.
- Skriv om ett ämne per mejl.
- Använd dig av nummerlistor om du har fler frågor du vill ha svar på.
- Skriv en tydlig uppmaning till personen som får meddelandet – vad vill du att personen ska göra med informationen och till när?
- Undvik att skicka kopia till allt och alla.
