AffärerVi lever i en tid då kvitton kommer omväxlande på papper och digitalt. Hur gör man då i redovisningen? Vi reder ut.

Bland det första man som företagare får lära sig är att spara sina kvitton. Länge. Men hur länge? Jo, i sju år för bokföringens skull, oavsett om du har betalat i kassa, på nätet eller som många gör i dag – via Swish.

LÄS OCKSÅ: 7 smarta appar som ger koll på dina kvitton

Eftersom kvitton och fakturor i dag kommer i olika format, digitalt och fysiskt, och du kanske även har dem på olika ställen, som vanliga kvitton i en pärm, i telefonen eller sparade på datorn, så gäller det ändå att följa reglerna kring kvitton.

Grundregeln för all hantering av underlag som ska in i bokföringen är att du måste spara dem i den form som du fick dem.

Vad betyder det? Jo, om du fick ett kvitto på papper måste du alltså spara det på papper och digitala kvitton måste sparas digitalt. Detta kräver alltså inte att du måste skriva ut digitala kvitton.
– Men du kan ändå välja att skriva ut dem. Man ska nämligen kunna följa kvittona och verifikationerna i nummerföljd så att ordningen aldrig är tveksam, säger Conny Svensson, nationell samordnare vid Skatteverket.

Framöver lär det däremot gå mer och mer mot det digitala.
– Vi gillar ändå digital hantering, med så lite papper som möjligt, därför gör vi nu en större översyn. Vi ser på möjligheter för att du som företagare kan få en effektivare hantering. Vår generaldirektör driver detta arbete i olika sammanhang för att hitta, nya och bättre tekniska lösningar.

Du måste alltså se till att arkivera dina kvitton under sju år så att hårddisken finns där på lång sikt och att papperskvittona går att avläsa även om sju år. Då kommer nästa dilemma – kvitton som bleknar.
– Därför kan det vara vettigt att ta kopior på kvitton för att kunna styrka sina inköp vid eventuella kontroller, säger Conny.

Många arkiverar i dag sina digitala kvitton i en molntjänst som du når var som helst och från både dator och telefon.

Allt fler företag väljer att använda Swish och om du har betalat något för ditt företaget via Swish gäller det att du får ett giltigt kvitto från leverantören. Tänk på hur det fungerar när du betalar i en vanlig butik och du får ett kassakvitto – på samma sätt måste ditt Swishkvitto se ut. Själva intyget på Swishbetalningen räcker alltså inte.
– Här kommer också nya, mer integrerade tekniska lösningar vilket vi ser som väldigt positivt, säger Conny.

När det gäller alla nya applikationer för att underlätta hanteringen av kvitton för företagare tycker han att det viktigaste är att som företagare se till att underlaget för bokföringen finns och är korrekt.
– Vår ambition är att ha ett nära samarbete med branschen och inte stå i vägen för nya lösningar och att alltid ha användarna i fokus. Som företagare bör du skaffa ett system som underlättar och följer kraven. För vi har en tuff lagstiftning, missar man regler kan man riskera att betala kontrollavgift.