AffärerHur skriver man en faktura? Har du koll på allt som måste vara med? Kolla här!

Att inte skriva en korrekt faktura kan bli kostsamt – och göra att du får den i retur. Fattas korrekta uppgifter kan nämligen företaget som köpt dina tjänster förlora rätten att göra möjliga avdrag. Dessutom kan du själv få böter, och förlora rätten att ta ut dröjsmålsränta.

Här guidar vi dig till allt som måste vara med enligt ett helt gäng lagar: mervärdesskattelagen, bokföringslagen, räntelagen, aktiebolagslagen, köplagen och konsumentköplagen. Dessutom listar vi några ytterligare saker som kan vara bra att skriva dit.

Se exempelfaktura

Fakturan ska innehålla

 

  • Fakturadatum
  • Datumet då du skickar fakturan till köparen.
  • Leveransdatum

Har varan eller tjänsten levererats på ett annat datum än fakturadatumet ska även leveransdatum vara med. Om det inte går att fastställa exakt leveransdatum kan du skriva leveransmånad. I en samlingsfaktura ska varje enskilt leveransdatum anges.

  • Betaldatum

Har ingen tidpunkt för betalning avtalats före eller vid beställningen, bestämmer du som säljare helt själv när betalning ska vara gjord. Men det kan vara bra att ha kommit överens med dina kunder om hur lång tid de ska ha på sig.

  • Fakturanummer

Det ska finnas ett unikt löpnummer för varje faktura. Löpnumren ska skrivas i en obruten nummerserie under hela räkenskapsåret, du får alltså inte hoppa över något nummer. Du kan ha valfri serie, till exempel 2017-1, 2017-2 och så vidare, men du får inte använda fakturans datum som fakturanummer. Även eventuella kreditfakturor och påminnelser ska ha ett unikt fakturanummer.

  • Säljarens och köparens namn och adress
  • Hela namnen ska skrivas ut, det är inte okej med förkortningar.
  • Säljarens momsregistreringsnummer
  • Du hittar det på registerutdraget från Skatteverket
  • Vad du har sålt

Ange varans eller tjänstens omfattning och art. För varor: ange antal varor och pris per styck. För tjänster: ange antal timmar och pris per timme. Ange gärna totalbelopp per vara eller tjänst om kunden köpt flera enheter eller timmar. Här ska det anges exklusive moms.

Glöm inte att beskriva eventuella utlägg du haft för kundens räkning. Skriv också ut eventuell prisnedsättning eller rabatt som görs på fakturan, men har du gett ett rabatterat pris från början behöver du inte specificera det.

  • Moms

Ange den totala summan som kunden ska betala för varje momssats (och vilken momssats som gäller) exklusive moms. Ange även totalsumman för samtliga momssatser. Du får lov att avrunda beloppet till hel krona. Eller ange att det är en momsfri försäljning – i så fall med hänvisning till relevant bestämmelse.

  • Totalbelopp
  • Ange summan för hela fakturan inklusive moms.
  • Dröjsmålsränta

Om du vill ha rätt att ta ut dröjsmålsränta måste du ha med information om att sådan tas ut vid försenad betalning på din faktura. Du har rätt att ta ut dröjsmålsränta tidigast 30 dagar efter att du informerat om den (men du kan ha informerat redan innan fakturan skickas ut).

Du behöver inte informera om räntan ifall förfallodagen är bestämd innan beställningen lagts eller om du fakturerar ett annat företag, en myndighet eller annat offentligt organ.

Har ingen ränta avtalats har du rätt att debitera Riksbankens referensränta plus åtta procent. Räntan räknas på hela beloppet inklusive moms, det läggs inte på moms på räntan.

Det finns undantag från när du får ta ut ränta, som ifall en person har blivit sjuk eller arbetslös och inte kunnat betala.

  •  Hänvisningar till eventuella handlingar

Om det finns handlingar eller andra uppgifter som har legat till grund för affärshändelsen, exempelvis beställningar och offerter, ska du uppge det samt var dessa finns tillgängliga.

  • Att säljaren har F-skatt
  • Att du har godkännande för F-skatt måste anges om du säljer tjänster.

 Mer uppgifter för aktiebolag

 

  • I vilken kommun bolaget har sitt säte

… men det kan utelämnas om kommunen är samma som bolagets postort som redan anges på fakturan.

  • Bolagets organisationsnummer

… men det behövs inte om det ingår i momsregistreringsnumret som redan anges på fakturan.

Det här är också bra att ha med på fakturan

  • Säljarens plus- och/eller bankgironummer
  • Var du vill ha betalt.
  • Typ av faktura
  • Exempelvis om det är en delfaktura eller kreditfaktura.
  • Referenspersoner
  • Både köparens och säljarens.
  • Fler kontaktuppgifter till dig
  • Som telefonnummer, mejladress och hemsida.
  • Eventuella leveransvillkor

 Det här ska vara med i vissa fall

  • Är köparen skattskyldig för köpet (till exempel vid EU-handel) ska även köparens momsregistreringsnummer stå med och du ska skriva ”omvänd betalningsskyldighet”.
  • Är det köparen som ställt ut fakturan ska uppgiften “självfakturering” anges.
  • Har betalningen gjorts i förskott eller a conto på ett annat datum än fakturadatumet ska även betalningsdatumet stå med.
  • Säljer du något med vinstmarginalbeskattning ska uppgift om detta anges, till exempel ”vinstmarginalbeskattning för begagnade varor”.
  • När ett nytt transportmedel levereras till ett annat EU-land ska fakturan innehålla uppgifter som klargör att det är fråga om ett nytt transportmedel.