Guide / Ditt livTa kontroll över din tid med en välorganiserad kalender. Har du den i datorn eller mobilen finns det många smarta funktioner att dra nytta av.

Om kalendern ska fungera som hjälpmedel är det viktigt att den används på rätt sätt. Här finns det några grundprinciper: Använd bara kalendern för uppgifter som måste göras en viss dag.

Möten med andra personer hör givetvis hemma i kalendern, möjligen också viktiga deadlines. Men inte saker som du vill göra i dag men lika gärna kan ta tag i under morgondagen eller om en vecka. Det är uppgifter som hör hemma på att göra-listan.

Att hålla kalendern ren från den typen av ambitioner är bra av två anledningar:

  • Det räcker med en snabb titt i kalendern för att se vilka dagens tidsbundna åtaganden är.
  • Du minskar risken för att glömma viktiga uppgifter.

Vad händer om ”Skriv utkast på offert till X” står i kalendern en fredag – men du av någon anledning inte hinner? Om du inte kommer ihåg att flytta fram uppgiften till en kommande dag är risken stor att den glöms när du bläddrar fram till nästkommande vecka. Om offertutkastet däremot står på att göra-listan kommer du att se den direkt på måndagen.

Men ingen regel utan undantag: Att boka ”möten” med sig själv kan vara ett smart sätt att se till att viktiga uppgifter blir gjorda. Om det där offertutkastet verkligen måste skrivas på fredag är det trots allt en bra idé att skriva ner det i kalendern. På samma sätt kan det vara bra att boka in tid till för exempelvis säljsamtal eller planeringsarbete så att det verkligen blir gjort.

Det viktiga är att du behandlar det som står i kalendern som faktiska åtagande som ska utföras. Genom att göra det kan du slänga ett öga i kalendern på morgonen och se vad som ska göras i dag – inte vad du hoppas hinna med.

En annan grundprincip är att planera med luft. Det blir ett sätt att ha utrymme för möten som inte kommer i gång på utsatt tid eller drar över på tiden, att ha tid att samla ihop det viktigaste som avhandlades, tid att svara på e-post och lyssna av röstbrevlådan.

På nätet finns det gott om kalendertjänster. Google, Apple och Microsoft har alla sina varianter. Oavsett vilken tjänst finns ofta samma funktioner tillgängliga.

Kalendern går att koppla till mobiltelefon, surfplatta och kalenderprogrammet i datorn. Det innebär att du kan se dina bokningar och lägga till nya var du än befinner dig.

En bra idé är att skapa åtminstone två kalendrar, en för jobb och en för privatliv.
Eftersom det är möjligt att välja vilken kalender du för tillfället vill se blir det enkelt att fokusera på jobbet men visa den privata kalendern när du behöver.

Det går att dela kalendrar med andra så att flera personer kan se och göra bokningar. En idé är att skapa en privat kalender med exempelvis en partner. Då kan ni båda lägga in barnens träningar och kommande 50-årskalas, uppgifter som är viktiga att ha till hands när kundmöten ska bokas.

En papperskalender har en förutbestämd layout. En dag per uppslag, en vecka per uppslag eller något annat. Med kalendern i datorn kan du med ett musklick välja mellan olika vyer. Utnyttja den möjligheten. När du planerar de kommande veckornas jobb passar kanske månadsvyn bra medan det sannolikt passar bättre att bara se dagens bokningar när du jobbar i nuet.

Varje kalender i datorn kan få sin egen färg. Använd det på ett sätt som fungerar för dig. Kanske skapa en boknings- eller deadlinekalender i rött.
Det gör det möjligt att få en snabb känsla för de kommande veckornas arbetsbelastning när en kund ringer och vill anlita dig för ett jobb: Växla till månadsvyn och de röda bokningarna kommer att sticka ut.

Använd gärna ett antal standardformuleringar i kalendern, som ”Möte med X”, ”Kundbesök hos Y” och så vidare. Det gör det lättare att på måndag morgon snabbt skumma igenom kalendern och se vad som väntar. Och när du bokar in möten i kalendern, välj påminnelser som passar bra. För ett kundmöte som ligger en timmes bilresa bort vill du kanske bli påmind två timmar i förväg, för ett telefonmöte räcker det kanske med en kvart.

Slutligen, skaffa två att göra-listor som komplement till kalendern. På den ena skriver du upp allt du har att göra, på den andra allt som måste göras under innevarande vecka.

Det är den senare listan som tillsammans med kalendern ger dig full kontroll: I kalendern finns det som måste göras vid en viss tidpunkt. Mellan kalenderbokningarna tittar du på veckolistan och tar itu med någon av de uppgifter som står där. Och varje fredag skapar du en ny lista för veckan som kommer.

TRE EXTRA KALENDERTIPS:

  1. Boka möten med webbhjälp
    Alla som försökt boka in ett möte med fler än en person vet hur bökigt det kan vara att hitta en tid som passar alla. På nätet finns flera tjänster som underlättar. Doodle.com och Needtomeet.com är två exempel.
  2. Prenumerera på kalendrar
    På nätet går det att prenumerera på kalendrar som andra skapat, vilket innebär att du ser dem i din egen. Google har exempelvis ett stort utbud av kalendrar som visar helgdagar i olika länder liksom spelscheman för ett stort antal sporter runt om i världen. Gå in på google.com/calendar. I vänsterspalten står det ”andra kalendrar”. Klicka på pilen till höger och välj ”intressanta kalendrar”.
  3. Hela året på en A4-sida
    För det verkliga helikopterperspektivet är den amerikanska designern David Seahs Compact Calendar ett bra verktyg. Finns översatt till svenska HÄR.

LÄS OCKSÅ! 3 steg till att minska pappershögarna

Artikeln uppdaterad 2014-10-30.